Definition und weitere Informationen zu Abmahnung


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Abmahnung

Hinweis auf die vom Mitarbeiter verletzten Arbeitspflichten, unter Androhung härterer Sanktionen bei Wiederholung. Sie ist Voraussetzung für die verhaltensbedingte Kündigung eines Mitarbeiters.

Im Arbeitsvertrag ist generell festgelegt, was von der jeweils anderen Vertragspartei erwartet wird. Bei einer Abmahnung missbilligt der Arbeitgeber das Verhalten des Arbeitnehmers, wenn dieser die im Arbeitsvertrag festgelegten Pflichten verletzt. Es kann sich bei den Gründen der Abmahnung um Leistungs- oder Verhaltensfehler handeln.

Eine Abmahnung dient vor allem dazu, den Arbeitnehmer sein fehlerhaftes Verhalten vor Augen zu führen, also ihn darauf hinzuweisen. Sie kann also als zweite Chance für den Arbeitnehmer gesehen werden, sein Verhalten zu überdenken und nicht mehr zu wiederholen. Gleichzeitig soll vor einer möglichen verhaltensbedingten Kündigung als Konsequenz gewarnt werden.

Bei einem erneuten Verstoß können disziplinarische Mittel, wie beispielsweise die Kündigung, drohen. Besonders für eine verhaltensbedingte Kündigung ebnet die Abmahnung daher den Weg. Die Abmahnung zeigt eine Rüge des Verhaltens an, der Wille zur Zusammenarbeit seitens des Arbeitgebers besteht aber weiterhin. In den meisten Fällen werden Abmahnungen schriftlich übermittelt, aber auch eine mündliche Abmahnung ist rechtens.

Die Funktionen einer Abmahnung

Eine Abmahnung hat generell drei Funktionen zu erfüllen, um als rechtmäßig zu gelten.

  1. Hinweis- und Rügefunktion: Darlegung des gerügten Fehlverhaltens.
  2. Ermahnfunktion, auch Dokumentationsfunktion: Der Pflichtverstoß wird festgehalten, meist schriftlich in der Personalakte. Dies dient zur Beweissicherung, falls es später zu einer Kündigungsschutzklage kommt.
  3. Warnfunktion: Rechtliche Konsequenzen des Fehlverhaltens werden angedroht. Sie kann allerdings auch entwertet werden, wenn der Arbeitgeber immer wieder Abmahnungen gegenüber dem Mitarbeiter ausspricht, daraus aber nie arbeitsrechtliche Konsequenzen, wie eine Kündigung, zieht.

Gründe für eine Abmahnung

Der Arbeitgeber muss Verstöße gegen den Arbeitsvertrag nicht einfach hinnehmen. Besonders wichtig ist die Abmahnung für eine verhaltensbedingte außerordentliche, also fristlose Kündigung gemäß §314 Abs. 2 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

Bei den Verstößen kann es sich um solche gegen haupt- und nebenvertragliche Pflichten handeln.

Beispiele für Abmahnungsgründe:

  • Zu spät kommen
  • Unentschuldigtes Fehlen
  • Verweigerung einer Arbeitsleistung
  • Falsche Anzeige- und Nachweispflicht bei Krankheit
  • Beleidigung
  • Mobbing
  • Störung des Betriebsfriedens
  • Unfreundlichkeit gegenüber der Vorgesetzten, der anderen Mitarbeiter und vor allem Kunden
  • Privates Surfen im Internet während der Arbeitszeit
  • Alkohol am Arbeitsplatz
  • Handynutzung während der Arbeit
  • Diebstahl
  • Arbeitszeitbetrug
  • Mangelhafte Leistung

Beispiel: Mitarbeiter A sollte den Mülleimer im Büro leeren, bevor er Feierabend macht. Am nächsten Tag bemerkt der Chef, dass dieser immer noch voll ist und stellt den Mitarbeiter zu Rede. Der Arbeitnehmer erwidert, dass das Rausbringen des Mülls nicht seine Aufgabe ist und er sie deshalb auch nicht machen will. Da die Reinigung der Arbeitsräume jedoch als Pflicht im Arbeitsvertrag festgelegt ist, kann der Chef dem Mitarbeiter hier eine Abmahnung erteilen.

Was steht in einer Abmahnung?

Der Arbeitgeber muss bei der Ausstellung einer Abmahnung bestimmte Voraussetzungen formaler und inhaltlicher Art erfüllen, damit diese auch rechtswirksam ist. Der Mitarbeiter muss darauf schließen können, dass sein Verhalten nicht mehr länger geduldet wird und dass bei einem erneuten Verstoß eine Kündigung folgen wird.

Hinweis: Bei der verhaltensbedingten Kündigung müssen die Gründe der Abmahnung und der Kündigung der gleichen Natur sein. Beispielsweise das Zuspätkommen zur Arbeit gleichzeitig mit unentschuldigtem Fehlen am Arbeitsplatz.

Eine Abmahnung darf nicht zu pauschal formuliert sein und mit einer Zeitangabe versehen sein. Die Abmahnungsgründe, also das fehlerhafte Verhalten des Mitarbeiters, müssen konkret benannt werden. Hier gehört auch dazu, dass genau erläutert werden muss, gegen welche Vorschriften der Arbeitnehmer verstoßen hat, ein allgemeiner Hinweis reicht da nicht aus. Dabei muss klar werden, dass der Arbeitgeber das Verhalten seines Mitarbeiters missbilligt und der Mitarbeiter wissen kann, was er falsch gemacht hat.

Diese vier Voraussetzungen müssen für eine rechtmäßige Abmahnung vorliegen:

  1. Benennung des zu beanstandenden Verhaltens, also dem Abmahnungsgrund, inklusive Datum
  2. Missbilligung der Pflichtverletzung in einer eindeutigen und nachweisbaren Art
  3. Aufforderung zur künftigen Vertragseinhaltung
  4. Drohung mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen

Beispiel: Frau Müller kommt eines Tages erst drei Stunden zu spät zur Arbeit. Aus diesem Grund spricht ihr Arbeitgeber eine Abmahnung aus.

Der Abmahnungsgrund ist hierbei ihr zu spätes Erscheinen am 31.01.2020. Sie ist erst um 11 Uhr bei der Arbeit angekommen, obwohl sie eigentlich schon um 8 Uhr hätte anfangen müssen.

Im Arbeitsvertrag ist sie zur Pünktlichkeit verpflichtet, also hat sie mit ihrer Verspätung eine Pflichtverletzung begangen, die von ihrem Arbeitgeber nicht akzeptiert wird. Sie wird dazu aufgefordert, in Zukunft pünktlich zu erscheinen, ansonsten könnte dieses arbeitsrechtliche Konsequenzen, also eine Kündigung, nach sich ziehen.

Wenn die Abmahnung den Voraussetzungen nicht entspricht, ist sie unwirksam und der Mitarbeiter kann dann verlangen, dass sie aus der Personalakte entfernt wird.

Nur unter bestimmten Umständen kann ohne Abmahnung verhaltensbedingt gekündigt werden. Bei einer betriebsbedingten oder personenbedingten Kündigung ist hingegen keine vorherige Abmahnung nötig.

Wann ist eine Abmahnung entbehrlich, also wann muss vor einer Kündigung nicht abgemahnt werden?

  1. Wenn nicht zu erwarten ist, dass der Mitarbeiter sein Verhalten in der Zukunft ändert.
  2. Wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer stark erschüttert ist und auch eine Abmahnung das Verhältnis nicht wiederherstellen würde.
  3. Wenn der Arbeitnehmer eine schwere Pflichtverletzung begeht, bei der ihm bewusst sein muss, dass diese eine Kündigung zur Folge hat (beispielsweise Diebstahl oder ein gewalttätiger Angriff).

Wie viele Abmahnungen eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen, lässt sich nicht pauschal sagen. Bei leichten Verstößen kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mehrmals abmahnen, bei schweren Verstößen reicht auch eine einmalige Abmahnung vor einer Kündigung aus. Der Vertragsverstoß muss erheblich sein. Wann dies der Fall ist, hängt sowohl vom Einzelfall als auch von der Art des Pflichtverstoßes sowie der Rechtfertigung des Mitarbeiters für das Fehlverhalten ab.

Meistens wird jedoch noch eine letzte Abmahnung ausgesprochen, bevor der Arbeitgeber eine Kündigung ausspricht. Übrigens ist auch eine Abmahnung des Arbeitgebers seitens des Arbeitnehmers zulässig. Dies ist beispielsweise möglich, wenn das Gehalt wiederholt nicht pünktlich überweist oder vertraglich festgelegte Pausenzeiten nicht gewährt werden.

Mündliche oder schriftliche Abmahnung: Welche Form ist rechtens?

Im Jahre 2012 konkretisierte das Bundesarbeitsgericht die Anforderungen an eine rechtswirksame Abmahnung. Sie müssen Ort, Datum und Uhrzeit enthalten, um eindeutig belegbar zu bleiben.

Eine Abmahnung unterliegt allerdings keiner bestimmten Form, sie kann also auch mündlich, per Email oder auch per SMS ausgesprochen werden. Allerdings ist die Schriftform für den Arbeitgeber zu empfehlen. Wenn der Mitarbeiter den Erhalt und die Kenntnisnahme der Abmahnung quittiert, kann der Arbeitgeber damit nachweisen, dass der Arbeitnehmer sich seines Fehlverhaltens bewusst war.

Der Arbeitgeber trägt vor Gericht die Beweislast für Abmahnungen. Zum Nachweis der Abmahnung sollten sie schriftlich erteilt und in der Personalakte abgeheftet werden.

Fristen der Abmahnung

Generell gibt es keine Abmahnungsfrist, also eine bestimmte Zeit, in welcher der Arbeitgeber die Abmahnung aussprechen muss. Zu lange sollte der Arbeitgeber jedoch nicht warten, weil sonst davon ausgegangen werden kann, dass der Arbeitgeber vom Verhalten wusste und dieses toleriert hat. Der Zugang der Abmahnung sollte entweder durch persönliches Überreichen oder über den Postweg als Einschreiben an den Mitarbeiter übergeben und damit dokumentiert werden.

Nach zwei bis drei Jahren können Abmahnungen häufig aus der Personalakte entfernt werden, allerdings nur, wenn der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der Aufbewahrung hat. Sie werden dann gegenstandslos.

Arbeitnehmerrechte bei einer unwirksamen Abmahnung

Durch eine Abmahnung wird der Arbeitnehmer in seinem Persönlichkeitsrecht beeinflusst. Im Arbeitsrecht wird davon ausgegangen, dass sich ungerechtfertigte Abmahnungen negativ auf das Ansehen des Arbeitnehmers auswirken und ihn sogar an seiner beruflichen Entwicklung hindern könnten.

Daher sind bei einer unsachgemäßen oder unangemessenen Abmahnung im Arbeitsrecht rechtliche Schritte möglich.

Wenn die Abmahnung nicht korrekt ist, also es sich beispielsweise bei dem Verhalten gar nicht um eine Pflichtverletzung aus dem Arbeitsvertrag handelt, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass der Eintrag in seiner Personalakte entfernt wird. Ebenfalls kann der Arbeitnehmer eine Gegenvorstellung zum Eintrag in der Personalakte einreichen, also seine eigene Beschreibung der Situation. Diese Gegendarstellung ist auch in Kündigungsschutzprozessen bei der Relativierung des Fehlverhaltens sehr hilfreich.Auch eine Beschwerde beim Betriebsrat wegen einer ungerechten Behandlung kann eingelegt werden. Als letzte Möglichkeit bleibt die Klage vor Gericht auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Resultiert aus der Abmahnung später eine Kündigung, kann der Arbeitnehmer bekannt machen, dass die dazugehörige Abmahnung nicht rechtens sei und daraus gerichtliche Ansprüche bei einer Kündigungsschutzklage geltend machen.

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